У світі бізнес-комунікацій правильне звернення до ділового листа відіграє ключову роль. Воно допомагає встановити професійний тон, демонструє повагу та допомагає досягти бажаного результату. Важливо врахувати, що неправильне звернення може негативно позначитися на сприйнятті вашого листа та стосунки з отримувачем.
Перший крок до успішного звернення у діловому листі – визначення посади чи ролі одержувача. Якщо ви не впевнені на посаді чи титулі, краще скористатися універсальним зверненням, таким як "Шановний" або "Добрий день". При зверненні до керівника або вищої особи рекомендується використовувати більш формальне звернення, таке як "Шановний пане" або "Шановна пані". Якщо ви звертаєтеся до колеги або друга по роботі, можна використовувати більш неформальну форму, наприклад, "Привіт" або "Здрастуйте".
Важливо також врахувати контекст листа та висловлювати свої наміри щиро та ясно. Чітко визначте, що ви очікуєте від одержувача і постарайтеся сформулювати це ввічливими та переконливими словами. При необхідності, ви можете використовувати затвердження типу "Прошу розглянути можливість" або "Буду вдячний, якщо ви могли б". Важливо також уникати принижувальних або образливих виразів, таких як "повинен" або "потрібно".
| Секція | Зміст |
|---|---|
| Вступ |
|
| Основна частина |
|
| Висновок |
|
Як розпочати офіційний лист звернення?
На початку утримувати привітання та звернення. Наприклад, «Здрастуйте / Доброго ранку / Доброго дня / Доброго вечора + поважаємо(а) + І. О.». Слова в зверненні або вказівці адресата не можна скорочувати (наприклад, «шановний» як «ув.») – такі правила ділового етикету.
Як розпочати лист у діловому листуванні?
Як привітання використовуйте стандартне "Вітаю", що не залежить від часу доби або часового поясу. У діловому листуванні не варто панібратничати, писати «добре ранок» чи «привіт».
Як чемно звернутися до людини у листі?
Найбільш поширена форма звернення у діловому листі: "Шановний…". Слово шановний вживається як нейтральна форма ввічливості, зазвичай у поєднанні або з ім'ям-по-батькові адресата, або зі словами пан (плюс прізвище адресата), товариш (плюс прізвище адресата), колега (плюс прізвище адресата).
Як чемно попросити у діловому листі?
При формулюванні прохання часто використовують такі стандартні вирази:
- Звертаємось (звертаюся) до Вас (вас) з проханням…
- Просимо (прошу) Вас (вас)… …
- Прошу Вашої (вашої) згоди на…
- Просимо Вашого (вашого) сприяння в…
- Прошу Ваших (ваших) вказівок… …
- Просимо Вас не відмовити у люб'язності та … .